Datenschutzinformation zur Erfüllung der Transparenzpflichten und Einwilligungserklärung nach der DS-GVO

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (Datenschutz-Grundverordnung – DS-GVO und dem Bundesdatenschutzgesetz – BDSG). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Teilnahme an den Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften im A-ROSA Golfresort. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach Ihrer jeweiligen Form der Teilnahme.

Kapitel I – Datenverarbeiter 

§1 Anbieter und Verantwortliche Stelle

Anbieter und Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist:

Rotary Golf Club Deutschland e.V.
IGFR Germany e.V.
Kreillinger Str. 8
85659 Forstern

Kapitel II – Verarbeitungsrahmen

§2  Zwecke und Rechtsgrundlagen

1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO und dem BDSG:
   1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit b) DS-GVO. Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung von Leistungen im Rahmen der Teilnahme an den Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften im A-ROSA Golf Club e.V. oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach Ihrer jeweiligen Form der Teilnahme.
   2. Im Rahmen der Interessensabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. „Dritter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Bei den berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten handelt es sich um:
      1. Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Teilnehmeransprache,
      2. Werbung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben,
      3.  Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
      4. Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
      5. Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts,
   3. Aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. im Rahmen des Antrags auf Teilnahme) erteilt haben, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Die erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf berührt nicht die Rechtsmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
   4. Insbesondere handelt es sich dabei um die folgenden Daten zur Verwendung für die ebenfalls nachfolgend beschriebenen Zwecke:
      1. zur Veröffentlichung von Startlisten, Ergebnislisten und anderen Daten zur Durchführung der Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften im A-ROSA Golf Club e.V.
      2. zur Darstellung von Melde-, Start- und Handicaplisten sowie Wettspielergebnissen Weitergabe der in vorstehenden Buchstaben (e. und f.) genannten Daten an den Betreiber des Internetportals mygolf.de (sofern der Veröffentlichung nicht vom betroffenen Golfspieler widersprochen wurde). Der Zugang zu Handicaplisten ist beschränkt auf Personen mit identischem Heimatclub; der Zugang zu Meldelisten ist beschränkt auf die zum Turnier angemeldeten Personen; der Zugang zu Startlisten ist beschränkt auf die Personen einer Spielergruppe,
      3. zur Veröffentlichung im Internet unter golf.de/dgvd ie Vornamen, Namen, Titel, Funktionen und E-Mail-Adressen der Funktionsträger. Übermitteltdas DGV-Mitglied über den Kreis der Funktionsträger des DGV-Mitglieds hinausgehende personenbezogene Daten an das DGV-Intranet, so hat es dafür Sorge zu tragen, dass dafür eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt.
2. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten an den DGV beruht auf der Datenschutz-Richtlinie des A-ROSA Golf Club e.V. sowie den Aufnahme- und Mitgliedsrichtlinien des DGV, in deren Geltung Sie mit Ihrem Beitritt zum A-ROSA Golf Club e.V., ihrem Heimatverein oder durch die Teilnahme an den Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften eingewilligt haben.

§3  Datenquellen und Datenkategorien

1. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Teilnahme von unseren Teilnehmern erhalten.
2. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, Geburtsort und Staatsangehörigkeit, Handicap), Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten), und Authentifikationsdaten (z.B. Unterschrift). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z.B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Rechnungsdaten), Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Teilnehmerantrag) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbaren Daten sein.

§4  Speicherdauer

1. Wir verarbeiten und Speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten bei unseren Teilnehmern immer einzelfallabhängig ist. Die regelmäßige Speicherdauer personenbezogener Daten beträgt, vorbehaltlich der folgenden Hinweise, 10 Jahre.
2. Sind die personenbezogenen Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich. Hierbei kommt insbesondere die Weiterverarbeitung aus den folgenden Gründen in Betracht:
   1. Erfüllung von handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB)und der Abgabenordnung (AO), die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre
   2. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. BGB können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

§5  Pflicht zur Bereitstellung der Daten

1. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für den Vertragsschluss zur Begründung und zur Durchführung der Teilnahme an den Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften erforderlich.
2. Die Nichtbereitstellung der Daten kann zur Folge haben, dass eine Teilnahme an den Offenen Deutschen Rotary Golfmeisterschaften nicht begründet werden kann.

§6  Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Weder findet eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling bei uns statt.

Kapitel III – Weitergabe von Daten und Auslandsbezug

§7  Empfänger oder Kategorien von Empfängern

1. Innerhalb des Vereins erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesem Zweck Daten erhalten, wenn diese geltende Verschwiegenheitspflichten wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistung, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung und Consulting sowie Vertrieb und Marketing.
2. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Rotary Golfclub Deutschland, IGFR Germany e.V. ist zunächst zu beachten, dass unsere Mitarbeiter über alle teilnehmerbezogenen Tatsachen und Wertungen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder die Auskunft im Rahmen der Teilnahme erforderlich ist. Unter diesen Vorrausetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
   1. A-ROSA Scharmützelsee, Parkallee 1, 15526 Bad Saarow,
   2. Deutscher Golf Verband e.V. und andere Verbände,
3. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

§8  Drittstaatentransfer

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

Kapitel IV – Betroffenenrechte

§9  Besondere Datenschutzrechte

1. Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO. Jede betroffene Person hat das Recht zum Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO.
2. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

§10  Beschwerderecht

Über die bisherigen Hinweise hinaus, haben Sie ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).

 §11  Widerruf der Einwilligung

1. Die erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
2. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

§1  Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

1. Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen;
2. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

 §2  Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

1. In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
2. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

Rotary Golf Club Deutschland e.V.
IGFR Germany e.V.
Kreillinger Str. 8
85659 Forstern

E-Mail: office@golf-rotary.de